Nada como el cara a cara: así intenta la tecnología emular las reuniones presenciales

Alrededor de una mesa, en una sala de reuniones, varias personas trabajan sobre los planos y documentos de un proyecto. Discuten e intercambian información de forma explícita, hablando y señalando los materiales. También, de forma implícita, a través de sus gestos, su expresión facial y sus ademanes.

Esta situación presencial de trabajo en equipo, rica en cuanto a la cantidad y calidad de la interacción interpersonal, no siempre se puede realizar de forma efectiva. En ocasiones, no es deseable por razones de eficiencia.

Por este motivo se utilizan programas de trabajo colaborativo (en inglés groupware) para tratar de reproducirla, aun cuando los colaboradores se encuentren ubicados en distintas localizaciones.

¿Qué son los sistemas groupware?

Los sistemas groupware son una tecnología definida en 1980 para referirse al software para procesos grupales encaminados a alcanzar un objetivo común.

Estos sistemas se clasifican de acuerdo a dos dimensiones: por el momento en el que se produce la interacción entre los usuarios (síncronos o asíncronos) y por el lugar en el que estos se encuentran (distribuidos o en un mismo lugar).

Actualmente, trabajar desde cualquier lugar, evitando desplazamientos, está impulsando el uso de estas tecnologías.

La percepción de la actividad en los sistemas colaborativos

Cuando el escenario presencial debe soportarse tecnológicamente se necesitan elementos de conocimiento que recreen esa rica y sutil información adicional que contribuye a un mejor seguimiento del trabajo en grupo.

Es en este contexto en el que surge el concepto de awareness, que Dourish y Belloti definen como “el conocimiento de las actividades de los otros usuarios, que proporciona un contexto para la propia actividad”. Esta información permite conocer, pero también anticipar, las acciones de los demás, lo que redunda en una interacción colaborativa más eficaz.

Si pensamos en nuestra red social o nuestro juego en línea favoritos seguramente reconoceremos varios mecanismos de este tipo.

Las notificaciones (textuales, sonoras o símbolos, como campanas o iconos de alerta) son una técnica habitual para mejorar la percepción de las acciones del resto de usuarios.

El doble check azul de un sistema de mensajería es un ejemplo de notificación de awareness.

Al elaborar un documento o diseño compartido, la posición o sección que está siendo visualizada o editada resulta esencial para el progreso de la actividad grupal, para lo que se utilizan telecursores o telepunteros.

El uso de códigos de colores o imágenes representativas de los usuarios (avatares) para identificar al emisor de una operación también es una técnica muy común.

El fin último del awareness es mejorar la usabilidad del sistema colaborativo y contribuir a que el usuario alcance sus objetivos con satisfacción y eficacia, centrándose en las tareas a realizar en el marco del trabajo colectivo.

Uso del trabajo colaborativo en la pandemia

Ante la irrupción de la pandemia provocada por el coronavirus, como sociedad nos hemos tenido que adaptar forzosamente a la utilización masiva de la tecnología para superar el distanciamiento físico. Era la única forma de mantener la actividad productiva y de servicios, la enseñanza, así como las relaciones sociales y familiares.

Esta teleactividad, potenciada en los hogares durante el confinamiento, ha impulsado el uso de herramientas colaborativas.

Es obvio que el nuevo lugar de trabajo (el domicilio) y el uso de las herramientas colaborativas han traído consigo dificultades y diferencias respecto a los escenarios previos a la pandemia.

La falta de visión periférica que se produce en una reunión telemática impide reconocer el comportamiento de los interlocutores no activos. Esto se pone especialmente de manifiesto en la enseñanza, donde se deja de percibir información relacionada con las emociones y reacciones de los estudiantes.

Muchos hemos sufrido la llamada fatiga de Zoom, causada por participar en gran cantidad de videoconferencias, y consistente en un agotamiento, tanto físico como mental.

Avances en awareness y nuevos retos

En la actualidad el conocimiento sobre la actividad colaborativa está ligeramente descuidado en los procesos de desarrollo de programas de trabajo colaborativo y de diseño de la interfaz de usuario.

Por ello, en nuestro grupo de investigación estamos trabajando en metodologías y técnicas que faciliten el modelado y la implementación de los requisitos de awareness. En cuanto a su evaluación, proponemos el uso combinado de técnicas subjetivas y objetivas y, dentro de estas últimas, el empleo del seguimiento ocular para analizar el interés, la atención visual y la carga cognitiva de los mecanismos que informan de la actividad colaborativa.

Por otra parte, frente al paradigma clásico de interacción explícita, en el que los usuarios realizan acciones de forma consciente e intencionada a través de dispositivos clásicos (teclados, elementos apuntadores y pantallas), un nuevo estilo de interacción denominado interacción implícita (más basado en sistemas de cámaras, sensorización y monitorización del usuario) está cobrando interés.

Los sistemas que soportan este tipo de interacción son más proactivos, para lo que necesitan procesar distintas fuentes de datos. Esas señales implícitas pueden consistir en variables fisiológicas o biológicas relativas al individuo, e incluso a su estado de ánimo, pero también es posible el procesamiento de otros sentidos de uso menos habitual, como son el tacto, el olfato o el gusto, así como de los llamados sentidos somáticos (relacionados con la postura o el movimiento) o el reconocimiento de gestos.

Recientemente han cobrado popularidad los conceptos de metaverso y onmiverso. En nuestra opinión, se trata de nuevos nombres para un viejo concepto, aquel que promete la extensión de los espacios virtuales para mimetizar actividades del mundo físico, así como el uso de dispositivos tangibles en estos nuevos escenarios de interacción.

En estos espacios híbridos e inmersivos se expresarán ampliamente los paradigmas de la realidad virtual y realidad aumentada, y se hará uso de una pléyade de sensores y dispositivos, como gafas inteligentes, dispositivos hápticos y proyectores holográficos, así como de servicios de interacción, como los de geolocalización, reconocimiento facial y de gestos, representaciones antropomórficas (avatares) y asistentes inteligentes.

En definitiva, surgirá un nuevo mundo ambidiestro (físico y digital) en cuanto a las formas de interacción y colaboración en el que se deberán reinterpretar los escenarios presenciales y surgirán otros virtuales para operaciones de compraventa, relaciones sociales y afectivas, procesos de fabricación, actividades de deporte y juego.

La llegada de estos nuevos espacios y la mejora de las competencias digitales de los ciudadanos podrían derivar en un abuso de la utilización de la tecnología, con efectos potenciales en las relaciones sociales y el desarrollo de determinadas actividades.

En estos escenarios, los servicios de awareness serán insuficientes para humanizar y socializar las interacciones mediadas por la tecnología. Por otra parte, la información generada podría amenazar a los usuarios y a sus derechos, por lo que debe velarse muy especialmente por la privacidad y la protección de los datos de carácter personal.

Todos estos nuevos requisitos de los espacios colaborativos pondrán a prueba las interfaces de usuario y su soporte de awareness, el cual deberá estudiarse, diseñarse y construirse poniendo en el centro del proceso al usuario y sus necesidades reales, y siempre haciéndolo a partir de evidencias acerca de la usabilidad de los sistemas.

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